Het verzuimprotocol Een checklist voor de terugkeer naar werk, stap voor stap… In dit verzuimprotocol staan van week tot week alle afspraken over ‘wat te doen als een werknemer ziek of arbeidsongeschikt is’. De taken en de verplichtingen van de werkgever (c.q. leidinggevende) en de werknemer zijn hierin vastgelegd. Zij bieden een leidraad om alle belangrijke zaken rond het ziekteverzuim goed te regelen en geen belangrijke dingen te vergeten. De verplichtingen uit de Wet verbetering poortwachter1 zijn als uitgangspunt genomen. Werkgevers en werknemers zijn volgens de wet samen verantwoordelijk voor een zo spoedig mogelijke werkhervatting. Aan de hand van dit model-verzuimprotocol kunt u desgewenst een eigen verzuimreglement opstellen. Checklist verzuim De stappen van het Verzuimprotocol in het kort… Dag 1: De werknemer meldt zich ziek bij de werkgever. Week 1: De werkgever geeft de ziektemelding door aan de arbodienst. Week 6-8: De arbodienst maakt een probleemanalyse en geeft een reïntegratie-advies. Week 8: De werkgever en de zieke werknemer maken samen (op schrift) een plan van aanpak voor de reïntegratie op basis van de probleemanalyse of het reïntegratieadvies van de arbodienst. Minimaal elke 6 weken: De werkgever, de zieke werknemer en de arbodienst onderhouden regelmatig contact en registreren de afspraken/voortgang van de uitvoering van het plan van aanpak. Week 8 t/m 104: De werkgever en de zieke werknemer voeren samen het plan van aanpak uit en evalueren minimaal elke zes weken de voortgang. Week 13: De werkgever geeft de ziektemelding door aan het UWV. Week 46-52: De werkgever en werknemer evalueren de reïntegratie-inspanningen van het eerste ziektejaar. (N.B. Dit geldt voor werknemers die na medio februari 2004 ziek zijn geworden!) Week 87: Het UWV stuurt WAO-aanvraagformulieren naar de zieke werknemer. De werkgever en de zieke werknemer maken samen een reïntegratieverslag. Week 91: De zieke werknemer kan uiterlijk in week 91 de WAO-aanvraag samen met het reïntegratieverslag naar het UWV verzenden. Week 92-104: Het UWV beoordeelt het reïntegratieverslag (en deelt eventueel sancties uit). Week 92-104: Het UWV keurt de werknemer (WAO-keuring) en bepaalt op basis daarvan in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt wordt verklaard. Week 104: Als het UWV de werknemer arbeidsongeschikt verklaart, krijgt deze recht op een WAOuitkering en volgt na week 104 het einde van de wettelijke ontslagbescherming. N.B. Is uw werknemer vóór 1 januari 2004 ziek geworden? Kijk dan in de bijlage op pag. 15. Hierna vindt u uitgebreidere informatie over de acties die u moet ondernemen bij (langdurig) ziekteverzuim of arbeidsongeschiktheid. 1 Meer informatie over de in de tekst onderstreepte woorden en begrippen vindt u in de bijlage. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 1 Dag 1 (ziekmelding aan werkgever) De werknemer meldt zich op de eerste dag bij de werkgever ziek. Het is handig om hiervoor voorschriften (procedure rond ziekmelding) op papier te hebben die bij alle werknemers bekend zijn. De zieke werknemer meldt zich ruimschoots op tijd ziek, liefst voor aanvangstijd van de werkzaamheden doch uiterlijk binnen één uur na aanvang van de normale werktijden. Hij kan dit het beste doen bij de werkgever zelf c.q. de direct leidinggevende. Zo wordt de betrokkenheid bij de ziekmelding vergroot. Vragen van u als werkgever betreffen in ieder geval: De verwachte duur van de ziekte; Of de ziekte verband houdt met bijzondere omstandigheden (bijvoorbeeld zwangerschap of orgaandonatie. In deze gevallen kan een beroep worden gedaan op andere verzekeringen); Of de ziekte verband houdt met het werk c.q. een (bedrijfs)ongeval. Let op: bedrijfsongevallen met verzuim moet u registreren; Het verpleegadres en of dit afwijkt van het huisadres; Datgene dat de werknemer qua soort werk of aantal uren nog wel kan verrichten; Eventuele acties die u kunt nemen om terugkeer te bevorderen ( bijvoorbeeld vervoersvoorzieningen of aanpassing van de uren); Eventuele werkafspraken die overgedragen of afgezegd moeten worden; Eventuele taken die overgenomen kunnen worden; Afspraken voor vervolgcontact tussen u of de leidinggevende en de werknemer. Vragen kunnen ook de oorzaak van het verzuim betreffen. Als werkgever kunt u vragen wat de zieke werknemer mankeert om zo beter te kunnen plannen en rekening te kunnen houden met uw bedrijfsvoering. De werknemer hoeft hierop echter geen antwoord te geven! Op grond van de privacywetgeving hoeft de zieke werknemer namelijk geen medische informatie te verstrekken. Als de bedrijfsarts deze vraag stelt, is de werknemer wel verplicht hierop te antwoorden. De arbodienst mag medische gegevens trouwens niet doorgeven aan de werkgever. U kunt de werknemer vragen welke werkzaamheden, ondanks de ziekte, wel verricht kunnen worden. Indien mogelijk, wordt passend werk aangeboden. Van de werknemer wordt verwacht dat deze actief meewerkt aan het eigen herstel en meedenkt over de mogelijkheden om (aangepaste) werkzaamheden te verrichten. Indien de werknemer ziek wordt tijdens werktijd, geldt de bovenstaande procedure ook. Week 1 (ziekmelding aan arbodienstverlener) Meld de ziekte van uw werknemer binnen een week (uiterlijk dag 4) bij uw arbodienst. Sommige werknemers hebben recht op een Ziektewetuitkering. Denkt u dat dit voor uw werknemer geldt? Meld de ziekte van uw werknemer dan uiterlijk op de vierde ziektedag bij het Uitvoeringsinstituut Werknemers Verzekeringen (UWV). Werkgever en werknemer houden een reïntegratiedossier bij met acties, waarbij de arbodienst het medische gedeelte beheert. Dit moet uiterlijk vanaf week 6, maar soms kan het verstandig zijn om hiermee al vanaf de ziekmelding te beginnen. De werkgever legt hierin alle gegevens over het ziekteverzuimbeloop (arbodeel) en de activiteiten gericht op reïntegratie (werkgeversdeel) schriftelijk vast in een ‘logboek’. De werknemer voegt dan het werknemersdeel plus de van de arbodienst ontvangen medische gegevens toe. Het reïntegratiedossier is later van belang bij een eventuele WAO-aanvraag. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 2 Week 1 tot en met 6 U en de arbodienst houden contact met uw werknemer. Onderzoek samen de mogelijkheden om weer aan de slag te gaan. Tussen week 3 en week 5 van het ziekteverzuim maakt de arbodienst samen met de zieke werknemer een probleemanalyse met een reïntegratieadvies. Het advies is gericht op herstel en werkhervatting, bij voorkeur in de eigen functie van de werknemer. Uiterlijk Week 6 (Probleemanalyse + advies) Denkt de bedrijfsarts dat het verzuim langdurig gaat worden? Dan geeft de arbodienst u uiterlijk in week 6 een probleemanalyse met een advies over de onderzochte mogelijkheden voor uw werknemer. In de probleemanalyse staan de bevindingen van de bedrijfsarts en een reïntegratieadvies hoe de werknemer in de toekomst weer aan de slag zou kunnen. Zowel u als uw werknemer krijgen een exemplaar van het oordeel en het advies. Overigens krijgt alleen de werknemer het volledige advies. De werkgever ontvangt alleen die delen die relevant zijn voor het opstellen van het plan van aanpak. Met de benodigde informatie kunt u samen met uw werknemer een plan van aanpak opstellen. U ontvangt geen medische gegevens, maar informatie over: De functionele beperkingen van de zieke werknemer; De mogelijkheden die de zieke werknemer nog heeft; Het soort arbeid dat de zieke werknemer nog kan verrichten. Overigens: er hoeft geen probleemanalyse en plan van aanpak te komen bij kortstondig verzuim (= minder dan 6 weken). Uiterlijk Week 8 (Plan van aanpak voor reïntegratie) Op basis van het reïntegratie-advies van de arbodienst stelt u uiterlijk in de achtste week na de ziekmelding samen met uw werknemer een plan van aanpak voor reïntegratie op. In het plan van aanpak staat beschreven wat u en uw werknemer gaan ondernemen om de zieke werknemer weer aan het werk te krijgen. Om de voortgang te bewaken is het van belang om regelmatig te overleggen en zonodig het plan bij te stellen. Het bespreken van het plan met uw werknemer is in feite uw eerste reïntegratieoverleg. Hierbij kan ook de bedrijfsarts aanwezig zijn. Vervolgoverleg over de voortgang dient tenminste eens in de zes weken plaats te vinden. In het plan van aanpak staat: Welke reïntegratie-activiteiten er worden gedaan door de werkgever en de werknemer en binnen welke termijnen de doelstellingen zullen worden bereikt. Hierbij worden er drie soorten activiteiten onderscheiden : o aanpassingen op het werk; o activiteiten die iemand weer geschikt maken voor werk; o activiteiten die begeleiden naar ander werk. Wie de reïntegratie gaat aansturen en begeleiden (= wie de casemanager is); U wijst samen deze contactpersoon aan. De casemanager bewaakt de uitvoering van het plan van aanpak, houdt het dossier bij en onderhoudt de contacten met betrokken partijen. Dat kunt uzelf zijn, of bijvoorbeeld iemand van de arbodienst of een reïntegratiebedrijf. Voor welke optie u ook kiest, zorg er in elk geval voor dat uzelf altijd blijft voldoen aan al uw (andere) verplichtingen. Wanneer er contact dient te zijn tussen werknemer en arbodienst; Wanneer de reïntegratie-activiteiten worden geëvalueerd. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 3 In een aantal gevallen hoeft geen plan van aanpak gemaakt worden, bijvoorbeeld bij kortdurend verzuim. Ook als de arbodienst constateert dat er - ook in de toekomst - geen mogelijkheden zijn om te werken, hoeft geen plan van aanpak opgesteld worden. Blijkt na verloop van tijd dat de situatie verbeterd is en dat er wel weer arbeidsmogelijkheden zijn, dan moet er alsnog een plan van aanpak gemaakt worden. Minimaal elke 6 weken (contact met zieke werknemer onderhouden) Werkhervatting is gemakkelijker naarmate de zieke werknemer beter contact heeft gehouden met de werkplek. Hou daarom regelmatig, maar tenminste elke zes weken, contact met de zieke werknemer over de voortgang (voortgangs- of evaluatiegesprekken). Tijdens het herstelproces en de reïntegratieactiviteiten hebben de werknemer en de arbodienst ook regelmatig contact. Daarnaast heeft de arbodienst ook regelmatig contact met u om te kijken wat er gedaan kan worden aan de terugkeer van de werknemer op het werk. Week 8 tot en met 13 Werk eerst aan reïntegratie binnen uw eigen organisatie. Lukt dat niet, zet dan zelf reïntegratie bij een andere organisatie in gang. Schakel zonodig het reïntegratiebedrijf in. Leg in een reïntegratiedossier alles vast wat er wordt afgesproken en gedaan. Houd goed in de gaten of het plan van aanpak misschien moet worden aangepast aan de situatie van uw werknemer. Mogelijk vindt de arbodienst dat uw werknemer absoluut niet kan werken. Ook dan is het belangrijk dat u in de gaten houdt of de situatie ondertussen misschien is gewijzigd. Geef uw werknemer en de arbodienst een kopie van het plan van aanpak en van de eventuele aanpassingen op het plan. Week 8 t/m 104 (uitvoeren plan van aanpak) Vanaf week 8 tot en met het einde van de wettelijke ontslagbescherming in week 104 (week 52 voor mensen die zich vóór 1 januari 2004 ziek hebben) voert u samen met de zieke werknemer het plan van aanpak uit. Week 13 (ziekmelding bij UWV door werkgever) Is uw werknemer na dertien weken nog steeds ziek, dan meldt u de ziekte/arbeidsongeschiktheid aan het UWV. Het UWV registreert de ziekmelding, maar zal er verder voorlopig niets mee doen. U en uw werknemer zijn immers zelf verantwoordelijk voor de gang van zaken in het eerste ziektejaar. Wel stuurt het UWV na 87 weken (35 weken als de werknemer ziek is geworden vóór 1 januari 2004) van ziekte de aanvraagformulieren voor de WAO naar uw werknemer toe. Week 46-52 (eerstejaarsevaluatie) De werkgever en werknemer evalueren tussen de 46e en 52e week de reïntegratie-inspanningen van het eerste ziektejaar en bepalen of de aanpak werkt of bijgesteld moet worden. Het moment kan samenvallen met de periodieke 6-wekelijkse evaluatie tussen werkgever en werknemer. Doel van deze evaluatie is dat werkgever en werknemer zo goed mogelijk het tweede ziektejaar in gaan en daarin een zo goed mogelijk reïntegratieresultaat bereiken. Daarom is het van belang dat u samen met uw werknemer terugkijkt of het afgelopen ziektejaar en voor de komende periode het doel bepaalt. Tijdens de evaluatie staat u samen stil bij wat er gebeurd is, welke reïntegratieactiviteiten er zijn ontplooid en wat de actuele stand van zaken is. De kernvraag hierbij is: wat stond u aanvankelijk voor ogen, is dat bereikt of is er iets misgegaan? Is het doel niet bereikt, dan moet u zich afvragen of het doel bij de huidige aanpak nog wel reëel en haalbaar is en of er wellicht reden is om op een andere aanpak over te gaan en het plan van aanpak aan te passen. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 4 Aan de hand van de volgende voorbeelden kunnen werkgever en werknemer beoordelen of de ingezette activiteiten en het tot dan toe behaalde resultaat al dan niet goed op koers liggen: De mate waarin tijdens het eerste ziektejaar wordt gewerkt, vertoont geen progressie en blijft achter bij het oorspronkelijk gestelde doel; Er is geen plan van aanpak dan wel er is een plan van aanpak zonder helder reïntegratiedoel omdat nog onvoldoende duidelijk is in welke mate de betrokkene (medisch) te belasten is; De mate waarin wordt gewerkt of het soort werk dat wordt verricht, wisselt sterk; Er treedt stagnatie op in medische behandeling of herstel; Een uitgebracht deskundigenoordeel heeft niet geleid tot overeenstemming over (een bijstelling van) een plan van aanpak; Periodes van werken worden in het eerste ziektejaar afgewisseld met periodes van uitval; Er wordt langer dan zes weken gewerkt in arbeid zonder of met heel beperkte loonwaarde (in de praktijk vaak ‘arbeidstherapeutische basis’ genoemd); Er wordt gewerkt in arbeid onder het voor de werknemer mogelijke niveau (opvularbeid), in afwachting van hervatting van de eigen arbeid, terwijl geen reëel vooruitzicht op hervatting bestaat; De werknemer werkt op een lager niveau dan wel op minder uren dan mogelijk is en er bestaat geen reëel vooruitzicht op een functie bij de eigen werkgever die beter overeenstemt met de belastbaarheid. Weten werkgever en werknemer niet zeker of ze met de tot nu toe gekozen aanpak op de goede weg zitten, of zijn ze het daarover oneens, dan kunnen zij advies vragen bij een gespecialiseerde deskundige of een deskundigenoordeel bij het UWV vragen. De werkgever legt de eerstejaarsevaluatie schriftelijk in een rapportage vast en neemt daarin op: De terugblik; De uitkomsten van de evaluatie; Het afgesproken doel voor het tweede ziektejaar; De gemaakte afspraken om het doel voor het tweede ziektejaar te bereiken. Een kopie van de rapportage van de eerstejaarsevaluatie en het eventuele nieuwe plan van aanpak maken deel uit van het reïntegratiedossier van werkgever en werknemer. Het wordt opgenomen in het reïntegratieverslag dat aan het einde van het tweede ziektejaar bij de aanvraag van de WAOuitkering wordt meegestuurd. Het kan zijn dat uw werknemer ondanks alle inspanningen uiteindelijk toch bij de WAO-poort aankomt. Komt het UWV dan, mede op basis van de inhoud van de eerstejaarsevaluatie, tot de conclusie dat de reïntegratie-inspanningen toch onvoldoende zijn geweest, dan wordt de periode waarover de werkgever het loon moet doorbetalen met nog eens maximaal één jaar verlengt! De eerstejaarsevaluatie is dus niet geheel vrijblijvend en zonder gevolgen. Door nieuwe regelingen is het wenselijk geworden om aan het einde van het eerste ziektejaar een extra evaluatiemoment in te bouwen waarop werkgever en werknemer de geleverde reïntegratieinspanningen samen evalueren. De periode waarover een werkgever bij ziekte het loon moet doorbetalen is namelijk per 1 januari 2004 verlengd van 52 naar 104 weken. Hiermee is ook het moment veranderd waarop het reïntegratieverslag moet worden ingediend. Pas aan het einde van het tweede ziektejaar kan de werknemer een aanvraag voor een uitkering op grond van de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) indienen en wordt het reïntegratieverslag opgesteld. De beoordeling door het UWV vindt ook pas aan het einde van het tweede jaar plaats. De eerstejaarsevaluatie overbrugt deze periode. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 5 N.B. De eis van de eerstejaarsevaluatie geldt voor werknemers die na medio februari 2004 ziek zijn geworden. De regeling geldt niet voor werknemers die tussen 1 januari 2004 (= datum inwerkingtreding van de wet VLZ) en medio februari 2004 ziek zijn geworden, maar in de praktijk wordt het wel sterk aangeraden om een eerstejaarsevaluatie te houden. Week 52-104 Gedurende de eerste twee jaar blijft de werkgever verantwoordelijk voor de reïntegratie. Zo bent u in die periode ook verantwoordelijk voor het plaatsen van uw werknemers bij een andere werkgever als terugkeer binnen uw eigen organisatie niet meer mogelijk is (Wet SUWI, Structuur Uitvoeringorganisatie Werk en Inkomen). Let op: in de eerste twee jaar (104 weken) behoudt de werknemer vanaf de eerste dag van ziektemelding recht op loon. Over de eerste twee jaar is dat in totaal 170% van het loon. De verdeling tussen het percentage in het eerste en het percentage in het tweede jaar bepalen de werkgever en de werknemer in onderling overleg. Week 87 (1 jaar en 35 weken)(ontvangst WAO-aanvraagformulier; reïntegratieverslag opstellen) Het UWV stuurt uw werknemer in week 87 een aanvraagformulier voor een WAO-uitkering. Bij de WAO-aanvraag dient de werknemer een reïntegratieverslag in te sturen. Voordat de werknemer het reïntegratieverslag opmaakt, evalueert de werkgever/leidinggevende het verloop van de reïntegratie samen met de werknemer. Deze evaluatie van wat er in de afgelopen periode is gebeurd, wordt aan het plan van aanpak toegevoegd. N.B. Voor werknemers die voor 1 januari 2004 ziek zijn geworden geldt dat de reïntegratie na week 87 gewoon kan doorgaan. Er kan namelijk eenmalig uitstel aangevraagd worden van de WAO-claimbeoordeling voor een periode van 13, 26, 39 of 52 weken als werkhervatting binnen aanzienlijke tijd verwacht wordt. Voor verzuimgevallen na 1 januari 2004 kan alleen een verlenging voor onbepaalde tijd worden aangevraagd. Zie de UWV-formulieren op www.uwv.nl. Week 91 (1 jaar en 38 weken) (uiterlijke verzending WAO-aanvraagformulier en reïntegratieverslag) Einde van de aanvraagtermijn voor de WAO. Nadat de werkgever en de werknemer het reïntegratieverslag besproken hebben, heeft uw werknemer de WAO-aanvraag samen met het reïntegratieverslag, medische gegevens en een eigen verslag uiterlijk in week 91 na de ziekmelding naar het UWV gestuurd. De meeste onderdelen van het reïntegratieverslag komen van u als werkgever. Van de arbodienst ontvangt de werknemer de medische informatie en de werknemer moet zelf het eigen oordeel aan het verslag toevoegen. U heeft los daarvan de loongegevens van uw werknemer naar het UWV gestuurd. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 6 Het reïntegratieverslag bevat in ieder geval de volgende gegevens: De aard van het bedrijf van de werkgever; De functie en bekwaamheden van de werknemer; De vermelding van de eerste dag van ziekte; De volledige probleemanalyse van de arbodienst; Het door de werkgever en werknemer overeengekomen plan van aanpak; De eerstejaarsevaluatie; De meest recente evaluatie van het plan van aanpak; Het actuele oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door zowel werkgever, werknemer als arbodienst; Het actuele oordeel van de arbodienst over de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid van de werknemer; Het actuele oordeel van de arbodienst over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever; De medische informatie van de arbodienst (deze wordt door de werknemer zelf toegevoegd aan het verslag); Het oordeel van de werknemer over de hiervoor opgenomen punten. Het UWV gaat allereerst na of het reïntegratieverslag compleet is. Indien dit niet het geval is krijgt de werknemer twee weken de tijd om het aan te vullen. Vervolgens toetst het UWV aan de hand van het reïntegratieverslag de reïntegratie-inspanningen van werkgever en werknemer (zijn alle afspraken nagekomen en alle mogelijkheden voor reïntegratie onderzocht?): Indien dit niet het geval is dan kan dat leiden tot: o Loondoorbetalingsplicht voor werkgever (en uitstel van de WAO uitkering); o Korting op de WAO-uitkering voor de werknemer. Indien dit wel het geval is, beoordeelt het UWV de WAO-aanvraag. Wanneer deze wordt toegekend, dan begint de WAO-uitkering na de 104e ziekteweek. De werkgever en de werknemer ontvangen bericht over de uitslag van de WAO-aanvraag. Week 92-104 (UWV beoordeelt het reïntegratieverslag) Voordat de WAO-aanvraag in behandeling wordt genomen, beoordeelt het UWV in week 92-104 het reïntegratieverslag en deelt sancties uit als er te weinig is gedaan aan terugkeer naar het werk. Het UWV zal daarbij vooral kijken naar: De resultaten van de reïntegratie-inspanningen; De gemaakte afspraken; Het nakomen daarvan. Heeft u inderdaad genoeg gedaan, dan zal het UWV uw werknemer keuren. Zo niet, dan verlengt het UWV de periode dat u het loon van uw werknemer moet doorbetalen. Het UWV kan de start van de WAO-uitkering maximaal een jaar uitstellen. In die extra tijd moet u het loon doorbetalen en alsnog aan uw reïntegratieverplichtingen voldoen. Uw werknemer kan dan in aanmerking komen voor een WAO-uitkering. Wanneer de werknemer zelf te weinig heeft gedaan, kan de WAO-uitkering met een bepaald percentage worden verlaagd, afhankelijk van de ernst van de tekortkoming. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 7 Week 92-104 (WAO-keuring) Nadat uw werknemer de WAO-formulieren heeft ingevuld en opgestuurd volgt de WAO-keuring. Eerst gaat de werknemer langs de verzekeringsarts van het UWV. Die bekijkt de medische situatie (de gezondheidsklachten) en de belastbaarheid (de mogelijkheden tot werken zijn). Als de verzekeringsarts heeft vastgesteld dat er beperkingen zijn, maar dat de werknemer nog wel zou kunnen werken, wordt de werknemer uitgenodigd voor een gesprek met de arbeidsdeskundige. Deze bekijkt welke functies de werknemer theoretisch nog zou kunnen vervullen. Op basis hiervan wordt bepaalt in hoeverre de werknemer arbeidsongeschikt verklaard wordt. De werknemer ontvangt de beslissing per brief thuis. Week 104 (mogelijke start WAO-uitkering) Beschikking van het UWV en mogelijke start van de (gedeeltelijke) WAO-uitkering als de werknemer nog ziek is. Indien de papieren beoordeling van week 87 voldoende is, krijgt de werknemer een uitnodiging voor een persoonlijk gesprek. Op grond van dit persoonlijk gesprek volgt een besluit over eventuele toekenning van een WAO-uitkering bij 104 weken ziekte. Als de werknemer door het UWV arbeidsongeschikt is verklaard en recht krijgt op een WAOuitkering, dan volgt na week 104 het einde van de wettelijke ontslagbescherming en gaat de WAO-uitkering van start. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 8 Bijlage Verplichtingen werknemer tijdens ziekte/arbeidsongeschiktheid U kunt bepalen dat de zieke werknemer tijdens de ziekte in principe in ieder geval moet thuisblijven tot het moment waarop – door of namens de werkgever – de eerste controle heeft plaatsgevonden en om het u en de arbodienst mogelijk te maken om contact te onderhouden. Alleen voor dringende zaken (bijvoorbeeld doktersbezoek of therapie) kunt u de werknemer toestemming geven om buitenshuis te gaan. Na het eerste controlebezoek mag de werknemer zich buitenshuis begeven, mits de behandelende arts hiertegen geen bezwaar maakt. Daarover maken u of de direct leidinggevende afspraken met de werknemer over de tijdstippen dat deze thuis is voor contact, controle en begeleiding. Deze afspraken zijn afhankelijk van de ziekte. Normale afspraken voor aanwezigheid thuis tot het moment van de eerste controle – meestal binnen de eerste week - zijn ’s morgens tot 10.00 uur en ’s middags van 12.00 tot 14.30 uur of van 10.00 tot 12.00 uur en van 14.00 tot 16.00 uur; e.e.a. is mede afhankelijk van afspraken met uw arbodienst. Indien de ziekte of arbeidsomstandigheid langer dan een week duurt, kunt u andere afspraken maken. Daarnaast moeten zowel werkgever als arbodienst weten wat het verpleegadres is. Als de werknemer tijdens de ziekte of arbeidsongeschiktheid verhuist, tijdelijk elders verblijft of van verpleegadres verandert (bijvoorbeeld door opname in het ziekenhuis), behoort de werkgever hiervan zo snel mogelijk op de hoogte gesteld worden. Het is van belang dat de zieke werknemer actief meewerkt aan het herstel en de terugkeer naar werk. Indien dit voor het herstel wenselijk is, betekent dit dat de zieke werknemer zich binnen een redelijke termijn na de aanvang van het ziekteverzuim onder behandeling dient te stellen van de huisarts en/of specialist en diens voorschriften op te volgen. Aan een oproep om te verschijnen op het spreekuur van de bedrijfsarts of de door de arbodienst van de werkgever aangewezen specialist dient de werknemer gehoor te geven. Voorgaande oproep vervalt niet indien de werknemer van plan zou zijn op die dag of op een latere dag zijn werkzaamheden te hervatten. Indien de werknemer een geldige reden tot verhindering heeft (bijvoorbeeld ziekenhuisopname), dient de werknemer dit onmiddellijk aan zijn werkgever mede te delen. De werknemer behoeft niet op het spreekuur te verschijnen indien de werknemer inmiddels zijn werkzaamheden heeft hervat, tenzij aan de werknemer is meegedeeld dat in overleg tussen de werkgever en de arbodienst anders is besloten. Tenslotte dient de zieke werknemer actief mee te werken aan maatregelen die de arbodienst voorschrijft om het verzuim te bekorten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: doorverwijzing naar specialist, wachtlijstbemiddeling, fysiotherapie, arbeidsrevalidateitherapie of maatschappelijk werk. U kunt in sommige gevallen - na overleg met de arbodienst - de loondoorbetaling weigeren, bijvoorbeeld indien de werknemer: zich tijdens zijn arbeidsongeschiktheid zodanig gedraagt dat de genezing daardoor wordt belemmerd, niet meewerkt aan passende arbeid, geen medewerking verleent aan het opstellen, evalueren en bijstellen van het plan van aanpak. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 9 Sancties die u kunt instellen als de werknemer zich niet houdt aan het verzuimprotocol of de genezing belemmert zijn: De aanvulling tot 100% wordt stopgezet (dat betekent 70% uitbetaling van het loon), of De loondoorbetaling wordt voor een bepaalde termijn geheel of gedeeltelijk stopgezet, of Er worden vakantiedagen ingehouden, of In het uiterste geval – als de werknemer weigert mee te werken aan herstel of werkhervatting volgt ontslag. Voordat u overgaat tot loonsancties, kunt u desgewenst ook eerst een deskundigenadvies aanvragen bij het UWV. Let op: U dient de werknemer wel onmiddellijk in kennis te stellen van uw vermoeden dat er redenen bestaan om het loon niet (geheel) door te betalen. Laat u dit na, dan kunt u later geen gebruik maken van deze sanctie. Het UWV kan de werknemer (achteraf) ook nog sancties opleggen als deze niet of onvoldoende heeft meegewerkt aan herstel en/of werkhervatting. De WAO-beoordeling kan dan bijvorbeeld worden uitgesteld of afgewezen waardoor er geen WAO wordt uitgekeerd. Overigens kan de werknemer ook zelf een afspraak maken bij de arbodienst als hij/zij mogelijk ziekteverzuim voelt aankomen of de arbeidsomstandigheden wil bespreken. Dit is een vertrouwelijk gesprek op het arbeidsomstandighedenspreekuur dat niet zonder de toestemming van de werknemer met de werkgever wordt besproken. Aangepaste werkzaamheden De leidinggevende en de arbodienst kunnen in overleg met de zieke werknemer vaststellen dat de werknemer nog niet (volledig) het eigen werk kan doen, maar wel alternatieve werkzaamheden kan verrichten of op aangepaste tijden kan werken. Van alle betrokkenen wordt verwacht dat zij hieraan meewerken. De aangeboden vervangende werkzaamheden mogen het genezingsproces niet nadelig beïnvloeden en worden in overleg met de bedrijfsarts vastgesteld. Indien de werknemer de aangeboden vervangende werkzaamheden niet verricht, is de werkgever gerechtigd de loondoorbetaling te weigeren. Indien de zieke werknemer – om welke reden dan ook – niet kan reïntegreren bij de eigen werkgever, bent u als werkgever verplicht om reïntegratiemogelijkheden te gaan zoeken bij een andere werkgever. Indien de werkgever hier – mogelijk in samenwerking met een reïntegratiebedrijf – een voorstel voor doet, dan is de werknemer verplicht hieraan mee te werken. Werkhervatting Indien de werknemer het werk (gedeeltelijk) hervat, dient deze zich onmiddellijk op de eerste dag van herstel voor aanvang van de werktijd als hersteld te melden bij de werkgever (c.q. leidinggevende of personeelsfunctionaris). Ziekte door bijzondere omstandigheden Indien uw werknemer ziek wordt en er is sprake van een van de onderstaande situaties dan moet dit worden aangegeven bij de ziektemelding. In deze situaties zijn namelijk aanvullende acties vereist van de werkgever, de arbodienst of de werknemer zelf (bijvoorbeeld melding Collectieve Ongevallen Verzekering, Arbeidsinspectie, UWV). Het betreft: Ziekte/arbeidsongeschiktheid als gevolg van een ongeluk veroorzaakt door derden (bijvoorbeeld een verkeersongeluk), Ziekte/arbeidsongeschiktheid door een bedrijfsongeval of beroepsziekte, Verzuim als gevolg van orgaandonatie, Ziekte als gevolg van zwangerschap of bevalling (Ziektewet), Ziekte/arbeidsongeschiktheid bij het einde van een dienstverband, Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 10 Ziekte/arbeidsongeschiktheid met dezelfde oorzaak als waarvoor een WAO-toekenning is gedaan in de afgelopen 5 jaar of De status van ‘arbeidsgehandicapte’ gedurende de afgelopen 5 jaar. Wanneer de werknemer deze informatie niet wil verstrekken aan de werkgever, moet deze de informatie zelf rechtstreeks doorgeven aan de bedrijfsarts tijdens het arbeidsomstandighedenspreekuur of via een zogenaamde ‘Eigen Verklaring’ van de arbodienst. Uw werknemer was al ziek voor 1 januari 2004? Is uw werknemer al vóór 1 januari ziek geworden? Dan gelden de oude regels: U en uw werknemer hebben één jaar (in plaats van twee jaar) de tijd om ervoor te zorgen dat de werknemer weer aan het werk gaat. U betaaalt uw werknemer één jaar loon door en als uw werknemer recht heeft op een Ziektewetuitkering, dan duurt de uitkering maximaal één jaar (iom plaats van twee jaar). De werknemer krijgt na acht maanden informatie over de WAO. U en uw werknemer bespreken dan wat de werknemer gaat doen: WAO-uitkering aanvragen of niet. Wanneer gaat de WAO in? In de nieuwe regeling kan de werknemer pas aan het einde van het tweede ziektejaar een aanvraag voor een uitkering op grond van de Wet op de arbeidsongeschiktheidsverzekering (WAO) indienen. Deskundigenoordeel en Second opinion Tot voor kort gaf het UWV alleen een deskundigenoordeel als er een verschil van mening was tussen u en uw werknemer. Die voorwaarde is komen te vervallen. U kunt een deskundigenoordeel vragen over de volgende kwesties: Is er in mijn bedrijf voor de betreffende werknemer passende arbeid aanwezig? Heb ik voor mijn zieke werknemer wel voldoende reïntegratie-inspanningen verricht? Heeft de betreffende werknemer voldoende aan de reïntegratie meegewerkt? Wilt u een deskundigenoordeel over de vraag of uw werknemer door ziekte zijn eigen werk nog wel kan doen, dan kan dat uitsluitend wanneer daarover een meningsverschil bestaat tussen u en uw werknemer. UWV geeft een deskundigenoordeel als u met uw werknemer van mening verschilt over het recht op loondoorbetaling. Een deskundigenoordeel is in feite een second opinion, omdat u van uw arbodienst al een advies over de aanpak van de reïntegratie hebt gekregen: de first opinion. Wanneer u bij UWV om een second opinion vraagt, vragen wij u daarom de first opinion van uw arbodienst mee te sturen. Zowel u als de werknemer kunnen trouwens voor bovenstaande punten een second opinion vragen. Een second opinion is niet bindend, echter wel zwaarwegend. Op deze wijze wordt een procedure voor de rechtbank vaak voorkomen. Blijven partijen het oneens dan resteert alleen nog een procedure bij de kantonrechter. De brochure met informatie over het deskundigenoordeel is evenals het aanvraagformulier verkrijgbaar bij uw UWV-kantoor. U kunt deze ook downloaden: www.uwv.nl bij 'Werkgever en Ondernemer' onder de kop Brochures en/of Formulieren bij 'Ziek en Arbeidsongeschikt'. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 11 Wet verbetering poortwachter Per 1 januari 2004 is de verlenging van de doorbetalingsverplichting ingevoerd. De verlenging van één naar twee jaar betekent dat de Wet verbetering poortwachter (die per 1 april 2002 van kracht is) ook in het tweede ziektejaar van toepassing is. In deze wet staat omschreven wat voor stappen van werkgevers en werknemers verwacht worden om de zieke werknemer weer zo snel mogelijk aan het werk te krijgen. De wet bevat een aantal maatregelen die tot doel hebben om een uitgevallen werknemer eerder en effectiever te begeleiden naar het eigen of ander werk en dus de instroom in de WAO te beperken. De belangrijkste maatregelen uit de wet zijn: Ziektegevallen moeten tijdig worden gemeld bij de arbodienst. Bij dreigend langdurig ziekteverzuim brengt de arbodienst binnen zes weken een advies uit over de mogelijkheden tot herstel en werkhervatting. Als er mogelijkheden tot terugkeer van de werknemer zijn, dan stellen werkgever en werknemer – uiterlijk in week 8 - na het ontvangen advies van de arbodienst een plan van aanpak op. Dit plan wordt regelmatig geëvalueerd en zo nodig bijgesteld. De werkgever en werknemer wijzen samen een casemanager aan die de uitvoering van het plan begeleidt en de onderlinge contacten verzorgt. De termijn waarbinnen de werkgever de werknemer ziek moet melden bij de uitvoeringsinstelling blijft 13 weken. Werknemer en werkgever kunnen gedurende de eerste twee ziektejaren bij de uitvoeringsorganisatie UWV een `second opinion' (deskundigenoordeel) vragen over de vraag of er binnen het bedrijf andere passende arbeid aanwezig is, dan wel of de werkgever voldoende reïntegratie-activiteiten heeft ontplooid. Werkgever en werknemer moeten aan het eind van het tweede ziektejaar in een reïntegratieverslag verantwoording afleggen over wat zij hebben gedaan om terugkeer naar werk te bespoedigen. De werkgever is verplicht zoveel mogelijk te doen om de werknemer snel weer aan het werk te krijgen in het eigen bedrijf. Wanneer de werknemer niet meer in de eigen organisatie aan het werk kan is de werkgever verplicht zelf zoveel mogelijk in het werk te stellen om de zieke werknemer bij een andere werkgever te plaatsen. Die verplichting geldt minimaal zolang het dienstverband duurt (meestal tot 2 jaar nadat iemand ziek is geworden), maar de werkgever kan er ook voor kiezen langer verantwoordelijk te blijven voor de reïntegratie van een zieke werknemer (maximaal zes jaar). Het reïntegratieverslag wordt getoetst door het UWV. Als blijkt dat onvoldoende is gedaan om reïntegratie mogelijk te maken, kunnen sancties worden opgelegd.Werkgevers die onvoldoende hebben gedaan om een zieke werknemer aan het werk te helpen, kunnen worden verplicht om het loon maximaal een jaar langer door te betalen. Werknemers die zich onvoldoende hebben ingespannen kan (een deel van) de WAO-uitkering worden geweigerd. Daarnaast kan de werkgever zieke werknemers die weigeren mee te werken aan hun reïntegratie confrontere met stopzetting van de loondoorbetaling of met ontslag. Werkgever en werknemer kunnen gezamenlijk de uitvoeringsorganisatie verzoeken om de WAOkeuring uit te stellen, bijvoorbeeld in het geval dat de reïntegratie al vergevorderd is. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 12 Probleemanalyse (uiterlijk week 6) Met ingang van de Wet verbetering poortwachter moet de arbodienst bij een dreigend langdurig ziekteverzuim in beginsel binnen zes weken na de eerste ziektedag door middel van een probleemanalyse beoordelen of er sprake is van een al dan niet dreigend langdurig ziekteverzuim. Wijst de probleemanalyse uit dat er sprake is van een dreigend langdurig ziekteverzuim dan geeft de arbodienst een advies aan de werkgever over de acties die nodig zijn om herstel en werkhervatting van de werknemer te bespoedigen. Als de arbodienst heeft geoordeeld dat sprake is van dreigend langdurig verzuim (= uiterlijk na 6 weken verzuim) rust op de werkgever de plicht om een reïntegratiedossier bij te houden. Het reïntegratiedossier (uiterlijk vanaf week 6) Als de arbodienst heeft geoordeeld dat sprake is van dreigend langdurig verzuim (= uiterlijk na 6 weken verzuim) rust op de werkgever de plicht om een reïntegratiedossier bij te houden. Voor het reïntegratiedossier geldt als minimumeis dat de werkgever alle gegevens, documenten en correspondentie vastlegt die betrekking hebben op het ziekteverzuim van de werknemer, het aantal feitelijk gewerkte uren en de reïntegratie-activiteiten die zowel door de werkgever als de werknemer zijn ondernomen. De werknemer ontvangt afschriften van alle stukken die in het dossier worden opgenomen. In de praktijk is het aan te bevelen om een reïntegratiedossie aan te leggen vanaf het moment dat de werknemer zich ziek meldt. In dit dossier worden alle gegevens opgeslagen met betrekking tot werkhervatting zoals: Het verloop van het ziekteverzuim van de werknemer; De activiteiten die de werkgever heeft ondernomen om de werknemer weer aan het werk te krijgen; De activiteiten die de werknemer heeft ondernomen om weer aan het werk te gaan; Alle documenten en correspondentie die betrekking hebben op de ondernomen activiteiten; Het plan van aanpak en de eventuele bijstellingen op het plan komen ook in het dossier. Niet alle onderdelen van het dossier zullen in hun geheel bij de werkgever beschikbaar zijn. De medische gegevens zullen bijvoorbeeld bij de arbodienst blijven. Op basis van het reïntegratiedossier wordt uiteindelijk in een later stadium het reïntegratieverslag opgesteld door werkgever en werknemer. De werknemer stuurt het reïntegratieverslag naar het UWV op en voegt alle delen samen bij de WAO-aanvraag. Het plan van aanpak (uiterlijk week 8) Na uiterlijk 8 weken ziekteverzuim moet de werkgever samen de werknemer een plan van aanpak opstellen. In het plan van aanpak staan in ieder geval de volgende zaken vermeld: De activiteiten die de werkgeverlen de werknemer moeten verrichten om terugkeer naar het werk te bespoedigen en binnen welke termijnen de daarin geformuleerde doelstellingen naar verwachting worden bereikt; Wie de reïntegratie gaat begeleiden, en dus ook het contact verzorgt tussen de werkgever, de werknemer en de arbodienst; Wanneer de reïntegratie-activiteiten worden geëvalueerd; Wanneer er contact dient te zijn tussen de arbodienst en de werknemer. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 13 Het reïntegratieverslag (maand 8) In de achtste maand van ziekte stelt u in overleg met de werknemer een reïntegratieverslag op. Het verslag is een samenvatting van het aangelegde reïntegratiedossier en wordt aangevuld met medische gegevens die afkomstig zijn van de arbodienst. De werknemer ontvangt een afschrift van dit verslag. Op 1 april 2002 is de Wet verbetering poortwachter in werking getreden. De wet is bedoeld om de leiding en de medewerker sneller te laten ingrijpen in het eerste jaar dat de medewerker ziek is. Op die manier hoopt men de instroom in de WAO te beperken. In de wet worden de rechten en plichten van de werkgever en de werknemer tijdens het eerste ziektejaar aangescherpt. Een belangrijke maatregel is de invoering van het reïntegratieverslag. In dat verslag moeten de werkgever (c.q. leidinggevende) en de medewerker aan het einde van het eerste ziektejaar verantwoording afleggen over wat zij hebben gedaan om terugkeer naar het werk te bevorderen. U levert uw deel van het reïntegratieverslag in bij uw werknemer. De werkgever levert het reïntegratieverslag bij de werknemer in. Hij doet dit uiterlijk twee weken voordat de termijn voor de WAO-aanvraag is verstreken. De arbodienst stuurt uw werknemer onder andere het medische deel toe. Dit alles voegt uw werknemer samen met de eigen visie op de reïntegratie. Het geheel levert de werknemer met de WAO-aanvraag in bij het UWV. Het reïntegratieverslag bevat in ieder geval de volgende gegevens: Aard van het bedrijf van de werkgever; Functie en bekwaamheden van de werknemer; Vermelding van de eerste dag van ziekte; Probleemanalyse en advies van de arbodienst; Door de werkgever en werknemer overeengekomen plan van aanpak; Meest recente evaluatie van het plan van aanpak; Actueel oordeel over de kwaliteit van de arbeidsrelatie door zowel werkgever, werknemer en arbodienst; Actueel oordeel van de arbodienst over de functionele beperkingen en mogelijkheden van de werknemer tot het verrichten van arbeid van de werknemer; Actueel oordeel van de arbodienst over de aanwezigheid van passende arbeid bij de werkgever; Oordeel van de werknemer over de hiervoor opgenomen punten. Het UWV toetst dit verslag en kan zonodig sancties opleggen aan de leiding (bijvoorbeeld verlenging van de loondoorbetaling met maximaal één jaar en het afwijzen van de WAOaanvraag) of de werknemer (gehele of gedeeltelijke, blijvende of tijdelijke weigering van de WAO-uitkering). De Wet verbetering poortwachter geeft de werknemer een belangrijke rol bij de totstandkoming van het reïntegratieverslag. De werkgever en de werknemer krijgen het recht om een 'second opinion' aan te vragen bij het UWV over de vraag tot ongeschiktheid tot werken, indien de werkgever een geschil heeft met de werknemer over de geschiktheid tot werken, of er binnen de instelling passende arbeid aanwezig is, dan wel of er voldoende reïntegratie-activiteiten zijn ontplooid. Verder kunnen de werkgever en de werknemer gezamenlijk het UWV verzoeken om de WAO-keuring uit te stellen, bijvoorbeeld als de reïntegratie al ver gevorderd is. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 14 Mijn werknemer is vóór 1 januari 2004 ziek geworden… Is uw werknemer vóór 1 januari 2004 ziek geworden? Hou dan bij het lezen van de informatie over het verzuimprotocol en alle termijnen rekening met de oude regels: U en uw werknemer hebben één jaar (in plaats van twee jaar) de tijd om ervoor te zorgen dat de werknemer weer aan het werk gaat. U betaaalt uw werknemer één jaar loon door en als uw werknemer recht heeft op een Ziektewetuitkering, dan duurt de uitkering maximaal één jaar (im plaats van twee jaar). De werknemer krijgt na acht maanden informatie over de WAO. U en uw werknemer bespreken dan wat de werknemer gaat doen: WAO-uitkering aanvragen of niet. Sancties De nieuwe regels rond langdurig ziekteverzuim zijn niet vrijblijvend. Als u en uw werknemer onvoldoende reïntegratie-inspanningen hebben verricht, leidt dit tot sancties. Sancties voor werkgever Als u als werkgever onvoldoende heeft gedaan om uw werknemer te reïntegreren, kan uw verplichting om het loon door te betalen tijdens de ziekte worden verlengd, en de WAOaanvraag kan worden afgewezen. Deze periode kan maximaal 52 weken zijn, afhankelijk van de aard en de ernst van het verzuim en de periode die nodig is om alsnog voldoende reïntegratie-inspanningen te verrichten. De periode van de loononderbreking kan voor u maximaal 104 weken gaan bedragen: 52 weken in het eerste ziektejaar en maximaal 52 weken verlenging. Sancties voor de werknemer Als de werknemer niet meewerkt aan de maatregelen om weer aan het werk te komen, kan de werkgever stoppen met het betalen van loon. Ook kan de werkgever de uitbetaling van loon stoppen wanneer er passende arbeid is, maar de werknemer weigert die te verrichten. In het uiterste geval kan de werkgever de arbeidsovereenkomst opzeggen. Het UWV kan een sanctie bepalen, wanneer de werknemer zonder goede redenen niet meewerkt aan reïntegratie. Als de werknemer bijvoorbeeld niet meewerkt aan het opstellen van een Plan van Aanpak of het Reïntegratieverslag, dan kan het UWV bepalen dat de werknemer een korting krijgt op de aangevraagde WAO-uitkering (lagere uitkering). Nuttige links www.arbo.mkb.nl www.uwv.nl www.rie.nl voor de podiumkunsten: www.arbopodium.nl Disclaimer Ondanks de zorg en aandacht die wij aan de samenstelling van de informatie besteden is het mogelijk dat informatie onvolledig of onjuist is. MKB-Nederland kan geen enkele aansprakelijkheid accepteren voor eventuele onjuistheden. Model-verzuimprotocol voor het midden- en kleinbedrijf - © MKB-Nederland, november 2004 - 15