Over ons - Geef.nl

BELEIDSPLAN
STICHTING THEATERVRIENDEN
OVER ONS
Stichting Theatervrienden is op initiatief van Marcel Woudsma, Bob Draisma en Jeroen de Nooijer in 2014 opgericht en
stimuleert de ontwikkeling en de kwaliteit van het amateurtheater. De stichting wil de mogelijkheid bieden om
theateractiviteiten te ontwikkelen en te stimuleren. Daarnaast biedt Stichting Theatervrienden een platform waar amateurs en
professionals elkaar kunnen ontmoeten. De nadruk ligt daarbij voornamelijk op het ontwikkelen en uitvoeren van eigen
producties en zullen vrijwel geheel door amateurs worden opgevoerd.
Stichting Theatervrienden heeft hierin de ideale partner gevonden. Dreamtime Events geeft op professionele wijze invulling aan
een theaterproductie door nauw samen te werken met diverse professionals op het gebied van zang, dans, spel en muziek. Het
productieteam is daarbij verantwoordelijk voor de productionele en artistieke leiding van de producties.
DOELSTELLING
De Stichting Theatervrienden stelt zich ten doel het ontwikkelen en stimuleren van theateractiviteiten voor jongeren en
volwassenen in de regio Oegstgeest. De nadruk ligt op het ontwikkelen en stimuleren van eigen producties, waarbij creativiteit,
kwaliteit en samenwerking centraal staan.
De stichting tracht haar doel onder meer te verwezenlijken door: het organiseren en uitvoeren van evenementen op
bovengenoemde gebieden; het geven van lessen, workshop en/of repetities op het gebied van theater en drama; het
produceren en beheren van attributen ten behoeve van toneel, theater en drama.
DOELGROEP
Stichting Theatervrienden heeft te maken met twee duidelijke doelgroepen. Aan de ene kant hebben we de deelnemers aan een
theaterproject (spelersgroep) en aan de andere kant hebben we de mensen die een kaartje kopen om de theatervoorstelling te
bekijken (bezoekers).
De doelgroep van Stichting Theatervrienden zijn zowel jongeren als volwassenen met een interesse naar het cultureel erfgoed.
Op psychologisch niveau kunnen wij dus zeggen dat de markt gesegmenteerd is in interesses, namelijk die naar het cultureel
erfgoed. Ook op domein specifiek niveau kunnen we zeggen dat de doelgroep is gesegmenteerd. Wederom op interesses maar
dan op een manier meer op het product gericht. Namelijk de mensen die van huis uit geïnteresseerd zijn in
theatervoorstellingen.
ALGEMEEN NIVEAU
Het algemene niveau onderscheidt zich in vier kenmerken: geografische, socio-economische, psychografische kenmerken en
productbezit.
Geografische kenmerken
De musical is gericht op de volledige bevolking van Nederland, die zich aangetrokken voelen tot theatervoorstellingen. Al wordt
er voornamelijk in en rondom de regio Oegstgeest geadverteerd.
Socio-economische kenmerken
Op algemeen niveau zijn theatervoorstellingen veelal gericht op vrouwen tussen de 25 en 55 jaar. Ze zijn hoog opgeleid, hebben
veelal een eigen huis en geven graag geld uit aan een avondje plezier en entertainment. En hierbij geven ze soms 2 tot 3 keer
zoveel geld uit aan entertainment dan de gemiddelde Nederlander. De levenscyclus is één- en tweepersoons huishoudens en
gezinnen. De doelgroep van de Stichting Theatervrienden, richt zich ook meer op de mannen en jongeren onder de 25 jaar en
heeft dus een grotere doelgroep dan theatervoorstellingen in het algemeen.
Psychografische kenmerken
De doelgroep is geïnteresseerd in kunst en cultuur, vormgeving, film en literatuur. Daarnaast vind de doelgroep sfeer,
gezelligheid en entertainment belangrijk.
Productbezit
De doelgroep hoeft niet zo zeer in bezit te zijn van een product maar meer van een gevoel. Zij moeten het gevoel krijgen deze
theatervoorstelling te moeten zien.
DOMEIN SPECIFIEK NIVEAU
Ook het domein specifieke niveau onderscheidt zich in een aantal kenmerken, namelijk: betrokkenheid, gewenste
producteigenschappen en –voordelen, productbezit en –gebruik en de aard van het productgebruik.
Betrokkenheid
De trend in theaterland is dat mensen last minute beslissen of en naar welke theatervoorstelling zij naar toe gaan. Uit onderzoek
is gebleken dat bezoekers graag willen weten hoe de voorstelling er uit ziet, wie de acteurs zijn en willen niet alleen door teksten
op de hoogte gebracht worden. Stichting Theatervrienden wil een gegarandeerde belevingsopbrengst voor haar bezoekers. Als
de bezoeker weet wat hij krijgt, wil deze er ook voor betalen.
Alle theaters in Nederland krijgen bij een grote productie dezelfde teksten en beelden van de producenten aangeleverd. Door
een goede samenwerking met een reclamebureau hebben we de unieke mogelijkheid om ‘eigen’ materiaal naar buiten te
brengen van een voorstelling. Geen geijkt materiaal dat op elke website op poster van elk verkooppunt te zien is, maar een op
maat gemaakte uiting voor onze eigen bezoeker.
Productbezit en –gebruik
Men kan een markt segmenteren naar grote gebruikers (de abonnees) en gemiddelde/lichte gebruikers (losse verkoop), nieuwe
gebruikers, potentiële gebruikers, ex-gebruikers en niet-gebruikers. Stichting Theatervrienden richt zich zowel op de potentiële
als nieuwe gebruikers.
Aard van het productgebruik
Consumenten verschillen wat betreft de aard en de functies die het product voor hen vervult. Stichting Theatervrienden richt
zich op consumenten die op zoek zijn naar een gezellige avond uit en mensen die zich in het algemeen aangetrokken voelen tot
theatervoorstellingen en musicals.
MISSIE
Een theaterproductie brengt onvermoede talenten aan het licht, brengt mensen samen en brengt hen met elkaar in gesprek,
brengt plezier en betrokkenheid. Naast zangers en spelers, spelen vele anderen een grote rol bij een theaterproductie; denk aan
mensen voor de techniek, voor het decor en voor de kostuums. Stichting Theatervrienden wil zoveel mogelijk jongeren en
volwassen hun theatertalent laten ontdekken en ontwikkelen in een professionele omgeving. De stichting streeft er naar
tenminste eenmaal in de twee jaar een ‘omvangrijke’ productie op de planken te brengen.
UITGANGSPUNTEN
Stichting Theatervrienden is medeverantwoordelijk voor het goede verloop van een theaterproductie. Om die reden hebben wij
een aantal uitgangspunten samengesteld op basis van onze doelstelling en missie.
1.
2.
3.
4.
5.
Stichting Theatervrienden streeft er naar om voor alle leeftijden theatervoorstellingen op de planken te brengen.
Stichting Theatervrienden streeft naar zoveel mogelijk afwisseling in de voorstellingen, zowel qua inhoud als genre.
Stichting Theatervrienden kent geen contributie of lidmaatschap. Spelers en muzikanten zijn Vrienden van de stichting
en betalen per productie een financiële bijdrage.
Stichting Theatervrienden richt zich met zijn activiteiten op de regio Oegstgeest.
Deelnemen aan een theaterproductie van Stichting Theatervrienden moet financieel laagdrempelig zijn en blijven.
BELONINGSBELEID
Het vermogen en de inkomsten / uitgaven van de stichting staan geheel ten dienste aan onze doelstellingen. Wij streven er naar
om onze onkosten en overhead te beperken tot slechts het hoog nodige. Voor onze inkomsten en uitgaven leggen wij
verantwoording af in de Jaarstukken waarbij wij jaarlijks opdracht geven aan een externe registeraccountant voor een
samenstellingsverklaring.
Bestuursleden ontvangen voor hun aanwezigheid tijdens bijeenkomsten in het kader van vergaderingen en werkzaamheden van
de stichting geen vergoeding. Uitsluitend kosten voor privé gedane of voorgeschoten uitgaven en gereden kilometers kunnen
worden gedeclareerd, mits deze zijn gedaan in het kader van werkzaamheden of activiteiten voor de stichting. Gemaakte
onkosten kunnen uitsluitend gedeclareerd worden met vermelding van aard en reden en met overlegging van nota’s en
betaalbewijzen. Indien de kosten niet zijn begroot dienen de uitgaven door een tweede bestuurder te worden gecontroleerd
alvorens de penningmeester tot betaling zal overgaan.
BESTUURSSAMENSTELLIN G
Het bestuur van de Stichting Theatervrienden wordt per maart 2014 gevormd door 3 leden, te weten:
Voorzitter
Dhr. M. Woudsma
Geversstraat 61A
2341 GB, Oegstgeest
06 – 81034128
marcelwoudsma@stichtingtheatervrienden.nl
Secretaris
Dhr. B. Draisma
Meeuwenlaan 38
2162 HG, Lisse
06 – 22950177
bobdraisma@stichtingtheatervrienden.nl
Penningmeester
Dhr. J. de Nooijer
Nassaustraat 1
2161 RJ, Lisse
06 - 13772426
jeroendenooijer@stichtingtheatervrienden.nl
Een bestuurder mag niet over het vermogen van de stichting beschikken alsof het zijn eigen vermogen is. Dit criterium verzekert
dat de stichting onafhankelijk is ten opzichte van donateurs en begunstigden. Een natuurlijk persoon of een rechtspersoon in de
functie als bestuurder mag daarom geen meerderheid van de zeggenschap hebben over het vermogen van de instelling. Om de
onafhankelijkheid van de stichting te waarborgen bestaat het bestuur uit minimaal drie personen met gelijkheid van stemmen.
Het bestuur vergadert, indien het nodig is doch minstens één keer per jaar i.v.m. het vaststellen van de financiële jaarstukken.
Via de mail en telefonisch houden de bestuursleden elkaar van de ontwikkelingen op de hoogte.
Er zal regelmatig overleg plaats over de te volgen strategie en afstemming plaatsvinden wie welke acties oppakt en uit gaat
voeren.
WERKZAAMHEDEN
De werkzaamheden van het bestuur bestaan onder meer uit:
Overleg met instanties, financiële acquisitie (contact met sponsoren), samenwerkingspartners, fondsen e.d., PR en
communicatie (bekendheid). Het doorgeven van de ontwikkelingen middels de website en brieven aan de doelgroep,
andere belanghebbenden en instanties. Financieel beheer, overleg over de besteding van het geld.
Het bestuur heeft een onderlinge verdeling gemaakt tussen de werkzaamheden. De voorzitter doet de financiële acquisitie, PR,
netwerken en het onderhouden van de internetpagina. De secretaris ondersteunt bij alle vormen van communicatie, maakt
notulen en ondersteunt bij het schrijven van beleidsstukken. De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel beheer.
Jaarlijks stemt hij dit af met de anderen bestuursleden.
FONDSENWERVING
Er is een beperkt budget beschikbaar om de start van een project te bekostigen. Met dit bedrag kunnen wij echter niet het
volledige project realiseren. Om verder te kunnen bouwen aan de ambities van de stichting zijn er sponsoren nodig. Daarvoor
zijn wij afhankelijk van financiële steun en/of sponsoring in natura.
Subsidies
Subsidies voor het ontwikkelen en uitvoeren van theatervoorstellingen, concerten en workshops hebben als doel de kwaliteit
van de podiumkunsten te bevorderen en een publiek daarvoor te bereiken. Fondsen dragen hiermee de interesse in kunst en
cultuur uit en versterken het eigen imago. Fondsen kunnen de bezoekers van een theatervoorstelling kennis laten maken met
hun standpunten en doelstellingen. Daarnaast kunnen fondsen soms voor interessante marketingkansen zorgen, waardoor er
meer draagvlak voor het project ontstaat. Maar ook, zeker niet onbelangrijk, zijn fondsen goed voor een inkomstenstroom. We
krijgen, doordat we fondsen in een vroeg stadium gaan benaderen, al snel een duidelijk beeld van de subsidie inkomsten van
een project.
Sponsoring
Sponsoring is een veelgebruikt instrument om projecten en activiteiten binnen de kunsten te kunnen realiseren. Sponsoring is
een wederkerige overeenkomst, waarbij de ene partij (de sponsor) een prestatie levert die in geld kan worden uitgedrukt en
waarbij de andere partij (de gesponsorde) communicatiemogelijkheden verschaft, die direct of indirect voortvloeien uit zijn vak
beoefening. De overeenkomst is gericht op profijt voor beide partijen.
Steeds vaker komt het voor dat bedrijven overgaan tot het sponsoren van een cultureel evenement. Bij cultuursponsoring kan
de sponsor zich op een specifieke doelgroep richten. Cultuursponsoring richt zich niet zozeer op de massa, maar wordt vooral
ingezet, naar specifieke doelgroepen. In dit geval theaterliefhebbers. Voor de organisatie moeten de
communicatiemogelijkheden vooral worden gezocht in ontvangsten, gratis kaartjes en naamsvermelding. Bij dit soort
sponsoring gaat het vooral om het verbeteren van het imago, omdat kunst en cultuur vooral worden geassocieerd met
creativiteit en kwaliteit.
Voor we als stichting contact leggen met sponsoren en fondsen vragen we onszelf af welke sponsorgroep een theaterproject zou
willen sponsoren. Redenen zijn vaak het verbeteren of versterken van een imago, het warm houden van bestaande relaties of
het aanhalen van nieuwe klanten. Er wordt vooraf een lijst gemaakt van potentiële sponsoren. We bellen ze op, versturen het
sponsorpakket en maken afspraken. Het loont om keihard te werken om de bestaande sponsoren tevreden te houden of nieuwe
sponsoren aan te trekken, zodat ze er eventueel een volgende keer weer bij zijn.
Als stichting moeten we ook de belangen van de sponsoren niet uit het oog verliezen. We kunnen als stichting ons best doen om
zoveel mogelijk sponsoren te bereiken, maar die sponsoren willen meer dan een gezellige bijeenkomst. Voor de sponsoren moet
er ook iets te halen zijn; het versterken van de relatie met andere bedrijven, het ontmoeten van branchegenoten en het
vergaren van kennis. Alle partijen steken er tijd in, dus denken wij niet alleen aan het eigen rendement denken, maar ook aan
dat van onze sponsoren.
Crowdfunding en Donateurs
Crowdfunding is een manier van financieren waarbij een grote groep mensen (‘crowd’) individueel een bedrag investeert.
Samen levert dit een geldbedrag op waarmee een project gefinancierd kan worden. Stichting Theatervrienden biedt mensen die
de organisatie een warm hart toedragen de mogelijkheid om donateur te worden. Voor € 10,- (of meer) per jaar is iemand al
donateur van de stichting. Buiten het feit dat een donateur ons daarmee financieel enorm steunt, brengt het voor de donateur
persoonlijk ook voordelen met zich mee. Onze donateurs ontvangen maandelijks onze digitale nieuwsbrief, krijgen een
naamsvermelding op de website, krijgen een naamsvermelding in de programmabrochure en hebben de mogelijk om vervroegd
kaarten te kopen voor één van onze theatervoorstellingen en zijn verzekerd van de beste plaatsen.
FINANCIËN
Om de doelstelling van de stichting te realiseren is er geld nodig. De stichting maakt gebruik van een kostenindeling op basis van
de verschillende deelactiviteiten. We groeperen de kosten in hoofdgroepen als personeel, techniek, decor, kostuums enz. Met
deze manier van budgetteren, benadrukken we het planmatige en taakstellende karakter, omdat elke deelactiviteit een budget
krijgt toegewezen waarbinnen de activiteiten plaatsvinden. Dit betekent dat elke hoofdverantwoordelijke een budget krijgt
toegewezen en daarvoor ook verantwoordelijk is. De hoofdverantwoordelijke dient daarbij zelf de uitgaven te controleren en zal
dit te allen tijde moeten overeenstemmen met de voorzitter en de penningmeester om zo ook het totale overzicht te bewaken.
De penningmeester zal de budgetten van alle groepen beheren en er zal gewerkt worden met declaratieformulieren en/of
voorschotten.
BEGROTING
Voor een project start, maken we een kostenraming. Op deze manier kunnen we zien hoeveel geld er nodig is om het project te
kunnen realiseren en kunnen we bepalen hoe hoog de uitkoopsom of de prijzen van eventuele toegangskaarten moeten zijn.
Wanneer we eenmaal weten welk bedrag we tot onze beschikking hebben, maken we een definitieve projectbegroting waarin
we precies berekenen wat alles kost en hoe we het budget over de verschillende kostenposten verdelen.
Binnen een project maakt de penningmeester de jaarbegroting. Daarbinnen neemt hij een bedrag op voor iedere productie. Het
is vervolgens aan het gehele bestuur om het beschikbare budget te verdelen over de verschillende kostenposten voor de
betreffende projecten.
BUDGETBEWAKING
Als de budgetten zijn vastgesteld, moet iedereen zich er aan zien te houden. Uitgangspunt is altijd de projectbegroting. Deze
kunnen we tussentijds bijstellen als blijkt dat de bedragen niet haalbaar zijn. We kunnen dan schuiven tussen de verschillende
kostenposten. Het budget beheren doen wij doormiddel van twee hulpmiddelen: het kasboek en de dagstaten.
In het kasboek houden we bij wat we exact contant hebben uitgegeven via de kas. Van alle uitgaven worden de bonnen en
kwitanties bewaard. Deze worden tevens gedigitaliseerd. Deze kasbewijzen bewijze dat de betreffende bedragen ook echt zijn
uitgegeven en aan welke post. De bedragen zetten we op volgorde van datum in het kasboek.
Om overzicht te krijgen hoeveel geld we per kostensoort hebben uitgegeven maken we gebruik van dagstaten. Dit is een
versimpelde versie van de grootboeken waar een boekhouder mee werkt. Per kostensoort leggen we een aparte dagstaat aan:
voor decor, voor kostuums, techniek enz. Op de dagstaat vullen we de bedragen in uit het kasboek maar ook de uitgaven per
bank/giro. Zo zien we steeds op de onderste regel wat we totaal hebben uitgegeven.
CONTRACTEN
Tijdens onze projecten zullen wij te allen tijde gebruik maken van contracten. Dit geldt zowel voor de projectgroep leden als
betaalde krachten. Op deze manier sluiten we een overeenkomst tussen twee partijen en kunnen de medewerkers ook worden
aangesproken op deze overeenkomst. Voor betaalde krachten is dit een normale gang van zaken. Voor projectleden zal dit toch
een iets ander verhaal zijn. Het uitgangspunt hiervan is dat deelname aan het project wel vrijwillig is maar niet vrijblijvend. We
kunnen zo elk projectgroep lid en betaalde kracht makkelijker aanspreken op zijn of haar verantwoordelijkheden.
Een contract bevat naast de standaardbepalingen ook bepalingen die specifiek zijn voor de betreffende overeenkomst,
waaronder (uiteraard) de namen en hoedanigheden van de partijen. Verder zullen we in het contract aangeven wat de ene partij
doet voor de andere en wat daar tegenover staat. Ook zullen we in het contract de taakomschrijving en een beknopte
projectomschrijving vermelden.
KOSTENOVERSCHRIJDING
Iedere medewerker en leverancier welke betrokken is bij een project van Stichting Theatervrienden hoort significante
kostenoverschrijdingen te melden en om een akkoord te vragen bij de voorzitter en penningmeester, ook wanneer op
nacalculatiebasis gewerkt wordt. Wanneer we met dit probleem worden geconfronteerd zullen we snel actie moeten
ondernemen. We zullen daarbij vragen om een gedetailleerde verklaring van de kosten en beleggen een bijeenkomst met het
bestuur over de te nemen beslissing. We zullen te allen tijden ervoor zorgen dat de kosten niet verder zullen oplopen. Per
leverancier wordt er een contactpersoon aangesteld welke de enige persoon is die eventuele opdrachten mag accepteren of
afwijzen. Hierdoor zorgen we ervoor dat niet iedereen zomaar zijn eigen leverancier kan uitzoeken wat leidt tot grote chaos.
AFREKENING
Als het project is afgelopen, alle uitgaven zijn gedaan en alle verwachte inkomsten binnen zijn, kan de afrekening gemaakt
worden. Als basis gebruiken we hiervoor de laatste versie van de projectbegroting. In het totaaloverzicht wordt een extra kolom
opgenomen waarin de werkelijke bedragen worden gezet. Deze werkelijke uitgaven kunnen we overnemen van de dagstaten.
Bij de inkomsten gebruiken we precies dezelfde handeling. Als het budget goed beheert wordt moet het resultaat boven op of
de 0 liggen. Echt onverwachte kosten boeken we bij de post ''onvoorzien''.
VERMOGENSBEHEER
De controle op de activiteiten van Stichting Theatervrienden vindt plaats door verslaglegging van de bestuursvergaderingen, het
uitgebreide jaarverslag, de financiële verslaglegging per kwartaal en het jaarlijkse accountant rapport. De Stichting houdt een
transparante boekhouding bij van inkomsten en uitgaven, inclusief rekeningen en betalingsbewijzen. Aan het eind van elk
boekjaar is de resultatenrekening beschikbaar voor de belastingdienst, Kamer van Koophandel, donateurs en
fondsenorganisaties. De resultatenrekening zal tevens gepubliceerd worden op de website van de Stichting. Aan
fondsenorganisaties zal, afhankelijk van hun voorwaarden, inzage worden gegeven in de wijze van besteding van het geld.
VERMOGENSBESTEDING
De ontvangen geleden, worden aangewend ten behoeve van de uitvoering van de doelstelling van de stichting. Na aftrek van
kosten zal het overgebleven geld op de rekening blijven staan totdat een nieuw project zich aandient. Daar er geen personeel in
dienst is van de stichting, zijn er vrijwel geen overheadkosten, zodat de ontvangen gelden vrijwel geheel aan de gestelde doelen
kunnen worden besteed.
FINANCIËLE VERANTWOO RDING
Stichting Theatervrienden houdt een transparante boekhouding bij van inkomsten en uitgaven, inclusief rekeningen en
betalingsbewijzen. Aan het eind van elk boekjaar is de resultatenrekening beschikbaar voor de belastingdienst, Kamer van
Koophandel, donateurs en fondsenorganisaties. De resultatenrekening zal tevens gepubliceerd worden op de website van de
Stichting. Aan fondsenorganisaties zal, afhankelijk van hun voorwaarden, inzage worden gegeven in de wijze van besteding van
het geld.