Succesvol project management in SAP Business One 9.2

Succesvol project management in SAP
Business One 9.2
Lang- of kortlopende projecten; een gestructureerde planning biedt houvast om gewenste resultaten
te behalen en deze naderhand te analyseren. Heeft u bijvoorbeeld te maken met een extern klant
project waarbij bouwmaterialen geleverd moeten worden gedurende een periode volgens een
bepaalde fasering en planning? Organiseert u een bedrijfsevenement en stelt u vooraf een
stappenplan samen waarin u taken toewijst aan verschillende medewerkers? De vernieuwde project
module in SAP Business One 9.2 biedt u de mogelijkheid om deze projecten effectief te managen.
Project management in SAP Business One 9.2
Met de vernieuwde project module in SAP Business One 9.2 kunt u projecten beheren vanuit één
overzicht. U kunt deelprojecten toevoegen, gerelateerde SAP Business One documenten koppelen en
bijlagen toevoegen. Op deze manier kunt u alle relevante project informatie raadplegen vanaf één
locatie. Daarnaast kunt u financiële data koppelen en hiermee gemakkelijker budgetten beheren en
analyseren.
Project management activeren
Om gebruik te maken van project management in SAP Business One 9.2 volgt u de volgende stappen:
Open het venster Bedrijfsdetails via Beheer > Systeeminstellingen. U activeert vervolgens het veld
Projectmanagement inschakelen zoals wordt weergegeven in het overzicht op de volgende pagina.
07-04-2016
Vanaf SAP Business One versie 9.2
De module Projectmanagement zal vanaf dit moment zichtbaar zijn in uw hoofdmenu in SAP
Business One.
07-04-2016
Vanaf SAP Business One versie 9.2
Om een nieuw project te creëren kiest u Project. U kunt diverse rapporten raadplegen via
Projectrapporten.
U kunt met deze rapporten onder anderen projecten opvragen per projectfase, zakenpartner of
projecten binnen een bepaalde periode. Daarnaast kunt u gemakkelijk filteren op Openstaande
problemen of projecten die zijn toegewezen aan een specifieke Resource om snel een overzicht op
te vragen van de gegevens die u nodig heeft.
Projecten managen vanuit SAP Business One
Hoe gaat u te werk met projecten in SAP Business One?
Zodra u een nieuw project opent zal onderstaand venster verschijnen. Zoals u ziet bevat dit overzicht
verschillende tabbladen waar u diverse zaken kunt instellen.
U kunt hier aangeven of u een extern of intern project wilt creëren.
In de header van het projectvenster geeft u alle basis informatie als Code zakenpartner, Owner,
Projectnaam, Begin- en vervaldatum en Status op. Als uw project uit meerdere deelprojecten
bestaat kunt u de optie Project met deelprojecten aanvinken.
07-04-2016
Vanaf SAP Business One versie 9.2
Vervolgens kunt u in de verschillende tabbladen de details van uw project beschrijven. De
verschillende fasen van het project kunnen worden vastgelegd in het tabblad Niveaus. Hier kunt u
een tijdsverdeling per fase aangeven, een omschrijving toevoegen en (verwachte) financiële
implicaties definiëren.
Praktische toepassing
Hoe kunt u de project module toepassen in SAP Business One 9.2?
Laten we kijken naar het voorbeeld waarbij uw bedrijf een beurs organiseert. Dit project zal uit
diverse fasen bestaan. Denk hierbij aan een voorbereidende fase waarin u logistieke zaken regelt,
leveranciers benadert en beursstands ontwerpt en inricht. Hierna volgt een uitvoerende fase waarbij
de beurs daadwerkelijk plaatsvindt. Vervolgens zullen alle zaken afgerond en opgeruimd moeten
worden waarna eventueel nog een evaluatiefase zou kunnen plaatsvinden. Al deze fasen kunt u
vastleggen in één project in SAP Business One 9.2.
Vanzelfsprekend zullen deze stappen kosten met zich meebrengen zoals transportkosten, kosten
voor geleverde diensten, vliegtickets, hotelovernachtingen etc. Door per fase een budget op te
stellen en gemaakte kosten te boeken op dit project ontstaat een helder kostenoverzicht. Daarnaast
kunnen orders die gemaakt worden op de beurs gekoppeld worden aan dit project, zodat ook de
opbrengsten inzichtelijk worden.
Documenten koppelen
U kunt acties en/of aandachtspunten per fase bijhouden. Zo kunt u bijvoorbeeld bijlagen toevoegen
of SAP Business One documenten koppelen. Dit kunt u doen door de fase te selecteren waaraan u
een document wilt toevoegen om vervolgens een document te selecteren.
Stel, u wilt een SAP Business One activiteit koppelen aan uw project. Selecteert u dan de fase
waaraan u een activiteit wilt toevoegen. Klik vervolgens op het zwarte pijltje met daarachter
Activiteiten. Vanuit de eerste lege regel kunt u een opgeslagen activiteit selecteren of een nieuwe
activiteit creëren zoals wordt weergegeven in onderstaand voorbeeld.
07-04-2016
Vanaf SAP Business One versie 9.2
Hetzelfde kunt u doen met andere SAP Business One documenten waaronder een uitgaande factuur
zoals wordt getoond in onderstaande afbeelding.
07-04-2016
Vanaf SAP Business One versie 9.2
Op deze manier kunt u project management informatie combineren met financiële data en daarmee
alle project gerelateerde transacties raadplegen vanuit één overzicht. Deze functionaliteit maakt het
mogelijk om verschillende typen projecten te managen, voortgang te monitoren en optimaal samen
te werken aan een project met alle betrokken partijen.
Met alle informatie op één centrale locatie ben u een stap dichterbij het succesvol realiseren van uw
projecten.
Meer Tips & Tricks voor SAP Business One kunt u online vinden op de kennisbank van Serac via:
http://www.serac.nl/kennisbank/276
07-04-2016
Vanaf SAP Business One versie 9.2